Electronic mail (e-mail) memang memudahkan komunikasi di dunia maya. Akan tetapi, Siapa sangka, e-mail yang sepele dapat menyeret user maupun sebuah perusahan ke meja hijau. Tidak itu saja, kriminalitas di-cyberworld ini hampir tidak terlihat. Bahkan pelaku melakukan aksinya dengan cara yang sangat halus dan tidak diketahui. Tanpa disadari, Anda melakukan kesalahan yang fatal dan tidak tertutup kemungkingan mengancam privasi Anda. Beberapa kesalahan sepele yang sering dilakukan pengguna e-mail diantaranya:
Subjek tidak ada atau tidak jelas
Pemberian subjek e-mail yang dikirim sangat penting. Ini membantu receiver mengerti dengan informasi yang dikirimkan hanya dengan melihat subjeknya saja. Meskipun sebagian besar pengguna e-mail telah mencantumkan subjek namun seringkali subjek tersebut tidak jelas. Contohnya Anda memberitahukan ke teman Anda bahwa naskah yang dimintanya telah dikirim. Buat dengan jelas pada subjek “Naskah Telah Dikirim”. Jangan disingkat seperti “Naskah” atau “Telah Dikirim.” Hal ini membingungkan penerima.
Periksa sebelum mengirim
Kesalahan ketik seringkali jadi menjadi salah paham. Pastikan bahasa yang digunakan jelas dan jangan sekali-kali mencemooh atau mencemarkan nama baik orang lain. Ini akan memicu perselisihan Anda dengan penerima. Sebab e-mail dapat dijadikan sebagai barang bukti. Terutama user yang tergabung dalam milist yang anggotanya tidak terhitung.
Hati-hati dengan reply all
Jika Anda mengirim privasi ke teman yang dipercaya lewat e-mail, sebaiknya berhati-hati dengan reply all. Reply all berarti membalas ke semua kontak yang ada di e-mail Anda. Apalagi Anda yang menjadi member suatu group e-mail. Dan merespon e-mail yang bersifat pribadi juga berhati-hati dengan replay all. Sebab privasi Anda bisa jadi konsumsi publik.
Tidak Memberikan Konteks Balasan
Selagi tidak berlebihan, sertakan teks e-mail yang asli pada balasan yang Anda kirim. Karena dapat membatu memahami respon Anda. Terutama yang sering membalas dengan pernyataan “Ya”, “Tidak”, “Itu betul”. Penerima sulit memahami respon Anda. Alangkah lebih sopannya dengan melampirkan teks e-mail asli.
Debat, kritik dan saran yang ‘sehat’
Bagi Anda yang tergabung dalam suatu milist atau forum yang memancing Anda memberikan kritikan atau saran berikanlah dengan sopan. Jangan terlalu memojokkan, karena kritik dan saran Anda dapat menjadi bahan perselisihan yang berujung pada lembaga hukum.
Jangan kirim spam
Spam bisa didefinisikan sebagai bulk e-mail yang tidak diharapkan dan berhubungan dengan junk mail yang ada di mailbox Anda. Bagi Anda yang suka mempromosikan produk lewat e-mail berkepanjangan, mulailah menguranginya. Pesan Anda bisa dianggap pesan sampah dan dicurigai sebagai virus meskipun tidak. Meminimalisir hal tersebut, jangan berikan alamat e-mail Anda ke web-web yang rasanya kurang penting.
Subjek tidak ada atau tidak jelas
Pemberian subjek e-mail yang dikirim sangat penting. Ini membantu receiver mengerti dengan informasi yang dikirimkan hanya dengan melihat subjeknya saja. Meskipun sebagian besar pengguna e-mail telah mencantumkan subjek namun seringkali subjek tersebut tidak jelas. Contohnya Anda memberitahukan ke teman Anda bahwa naskah yang dimintanya telah dikirim. Buat dengan jelas pada subjek “Naskah Telah Dikirim”. Jangan disingkat seperti “Naskah” atau “Telah Dikirim.” Hal ini membingungkan penerima.
Periksa sebelum mengirim
Kesalahan ketik seringkali jadi menjadi salah paham. Pastikan bahasa yang digunakan jelas dan jangan sekali-kali mencemooh atau mencemarkan nama baik orang lain. Ini akan memicu perselisihan Anda dengan penerima. Sebab e-mail dapat dijadikan sebagai barang bukti. Terutama user yang tergabung dalam milist yang anggotanya tidak terhitung.
Hati-hati dengan reply all
Jika Anda mengirim privasi ke teman yang dipercaya lewat e-mail, sebaiknya berhati-hati dengan reply all. Reply all berarti membalas ke semua kontak yang ada di e-mail Anda. Apalagi Anda yang menjadi member suatu group e-mail. Dan merespon e-mail yang bersifat pribadi juga berhati-hati dengan replay all. Sebab privasi Anda bisa jadi konsumsi publik.
Tidak Memberikan Konteks Balasan
Selagi tidak berlebihan, sertakan teks e-mail yang asli pada balasan yang Anda kirim. Karena dapat membatu memahami respon Anda. Terutama yang sering membalas dengan pernyataan “Ya”, “Tidak”, “Itu betul”. Penerima sulit memahami respon Anda. Alangkah lebih sopannya dengan melampirkan teks e-mail asli.
Debat, kritik dan saran yang ‘sehat’
Bagi Anda yang tergabung dalam suatu milist atau forum yang memancing Anda memberikan kritikan atau saran berikanlah dengan sopan. Jangan terlalu memojokkan, karena kritik dan saran Anda dapat menjadi bahan perselisihan yang berujung pada lembaga hukum.
Jangan kirim spam
Spam bisa didefinisikan sebagai bulk e-mail yang tidak diharapkan dan berhubungan dengan junk mail yang ada di mailbox Anda. Bagi Anda yang suka mempromosikan produk lewat e-mail berkepanjangan, mulailah menguranginya. Pesan Anda bisa dianggap pesan sampah dan dicurigai sebagai virus meskipun tidak. Meminimalisir hal tersebut, jangan berikan alamat e-mail Anda ke web-web yang rasanya kurang penting.
0 komentar:
Posting Komentar